pixabay
Od 2022 roku przedsiębiorcy mają możliwość korzystania z nowoczesnego systemu informatycznego o nazwie Krajowy System e-Faktur. Został on wprowadzony przez Ministerstwo Finansów i już za jakiś czas ma stać się obowiązkiem dla przedsiębiorców. Program pozwala wystawiać i otrzymywać faktury strukturalne w wersji elektronicznej, co znacznie usprawnia i ułatwia wiele czynności. Czym jest KSeF o co trzeba o nim wiedzieć? Od kiedy stanie się koniecznością dla każdego przedsiębiorcy?
W dzisiejszym świecie bardzo często wykorzystywane są wygodne e-faktury. Elektroniczne dokumenty oszczędzają nasz czas i koszty, gdyż wszystko odbywa się w jednym programie, bez konieczności korzystania z papieru. Co to jest KSeF? Najłatwiej rzecz ujmując, jest to niezawodny system komputerowy, który pozwala generować i udostępniać faktury strukturalne. Jego najważniejszym celem jest centralizacja procesu rejestracji faktur w obrocie gospodarczym za pomocą skierowania ich do jednego miejsca! Nie zapominajmy o tym, że Krajowy System e-Faktur pozwala także zarządzać uprawnieniami, dzięki czemu możemy odpowiednio zabezpieczyć dostęp do ważnych danych. Cenne informacje w tym temacie znajdziemy na portalu Poradnik Przedsiębiorcy.
Aktualnie przedsiębiorcy mogą korzystać dobrowolnie z KSeF. Użytkowanie systemu miało stać się obowiązkowe od:
Jednakże na początku stycznia 2024 Ministerstwo Finansów wskazało, że termin wejścia w życie obowiązku korzystania z KSeF zostaje przesunięty. Nowe terminy dotyczące tego programu mamy poznać już w kwietniu/maju 2024 roku. Nie bez znaczenia jest to, że ustawa o VAT wskazuje na podatników, którzy nie muszą wystawiać faktur w KSeF. W tym przypadku MF dodatkowo nie wyklucza możliwości dobrowolnego korzystania z systemu dla osób prywatnych. Faktury te mają być oznaczane specjalnym kodem QR, który będzie pozwalał na sprawny dostęp do dokumentów w Aplikacji Podatnika KSeF. Minister właściwy do spraw finansów publicznych ma możliwość wskazania poprzez rozporządzenie tego, kiedy podatnik nie będzie musiał wystawiać faktur w KSeF. Oczywiście podczas wydawania rozporządzenia, brane są pod uwagę różne aspekty, takie jak:
Warto na bieżąco obserwować informacje w tym zakresie i postępować zgodnie z nowymi wytycznymi.
Co jeszcze trzeba wiedzieć o Krajowym Systemie e-Faktur? Program ten pozwala wystawiać faktury strukturalne w formacie XML, poprzez zintegrowane oprogramowanie. System dodatkowo sprawdza, czy dokument odpowiada standardom i nadaje mu unikalne numery. Warto zauważyć, że w takim przypadku wystawca otrzymuje UPO - urzędowe poświadczenie odbioru. Natomiast odbiorca może mieć dostęp do faktury poprzez uwierzytelnienie się w systemie lub podanie odpowiednich danych (dostęp anonimowy). Co ciekawe, otrzymywanie faktur strukturalnych z KSeF wymaga zgody odbiorcy faktury. Z kolei gdy odbiorca nie zaakceptuje takiego dokumentu, nadal możemy korzystać z programu, ale dokument powinniśmy udostępnić drugiej stronie w formie tradycyjnej - papierowej lub elektronicznej. Ważne jest także to, że nabywca może zgodzić się na otrzymywanie elektronicznych faktur nawet wtedy, gdy nie zgodził się na otrzymywanie dokumentów w KSeF! Ustawodawca pozwala korzystać z kilku rodzajów uwierzytelniania się z systemie, zależnie od danego rodzaju podmiotu.
Krajowy System e-Faktur to nowoczesny program, z którym warto zapoznać się bliżej już teraz, zwłaszcza że niedługo przedsiębiorcy będą musieli z niego korzystać.
