Kto będzie zwolniony z KSeF?

Z Krajowego Systemu e-Faktur będą obowiązkowo korzystać wszyscy przedsiębiorcy już od 2026 roku. To specjalny system komputerowy, który pozwala na udostępnianie i generowanie faktur ustrukturyzowanych. W efekcie znajdują się one w jednym miejscu, dając ogromną wygodę i usprawniając codzienną pracę. Dodatkowo program ten posiada funkcję zarządzania uprawnieniami, tak aby można było odpowiednio zabezpieczyć dostęp do danych. Kto będzie zwolniony z KSeF? Czym jeszcze charakteryzuje się Krajowy System e-Faktur?

KSeF dla nievatowców

Faktem jest, że KSeF dla nievatowców to kwestia interesująca wiele podmiotów. W ustawie o VAT wskazano obowiązkowe korzystanie z KSeF od kolejnego roku dla każdego podatnika. Kim jest podatnik? To osoba prawna, osoba fizyczna lub jednostka organizacyjna bez osobowości prawnej wykonująca samodzielnie działalność gospodarczą, którą wskazano w ust.2, bez względu na rezultat lub cel działalności. Działalność gospodarcza natomiast odnosi się do działalności handlowców, producentów, usługodawców, rolników i osób wykonujących wolne zawody. Obejmuje ona głównie czynności polegające na wykorzystywaniu wartości niematerialnych i prawnych oraz towarów w sposób ciągły dla celów zarobkowych. Wdrożenie KSeF zaplanowano w następujących terminach:

• Od 1 lutego 2026 - dla dużych podatników i dla zwolnionych z VAT
• Od 1 kwietnia 2026 - dla pozostałych podatników, w tym także zwolnionych z VAT
• Od 1 stycznia 2027 - dla najmniejszych podmiotów z limitem sprzedaży do 10 tysięcy zł miesięcznie

To oznacza, że Krajowy System e-Faktur stanie się obowiązkowy także dla podatników zwolnionych podmiotowo lub przedmiotowo z VAT. Będą oni musieli korzystać z tego systemu w zakresie wystawiania faktur dotyczących świadczenia usług lub dostawy towarów. Większość przedsiębiorców już teraz zapoznaje się z KSeF, aby lepiej przygotować swoją firmę na wdrożenie takiego rozwiązania. 

Brak obowiązku korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur

Kto będzie zwolniony z KSeF? W przepisach prawnych określono, że wystawianie faktur strukturalnych z użyciem KSeF nie dotyczy wystawiania faktur:

• Przez podatnika nie mającego siedziby działalności w Polsce
• Przez podatnika nie mającego siedziby działalności w Polsce, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności na terytorium RP
• Przez podatnika korzystającego ze szczególnych procedur wskazanych w ustawie
• Na rzecz nabywcy usług lub towarów będącego osobą fizyczną nieprowadzącą własnej firmy
• Przez podatnikami mającego siedzibę działalności na terytorium innego państwa członkowskiego, korzystającego ze zwolnienia z VAT na terytorium Polski
• W razie odpowiednio udokumentowanych dostaw towarów, określonych w rozporządzeniu Ministra Finansów, w którym podatnik nie musi wystawiać strukturalnych faktur

Jeżeli podatnik nie będzie musiał korzystać z KSeF od kolejnego roku, wystawianie faktur będzie odbywać się elektronicznie lub papierowo. 

Faktury ustrukturyzowane

Tworzenie faktur strukturalnych z pomocą KSeF stanie się koniecznością dla czynnych podatników VAT i zwolnionych z tego obowiązku, mając na uwadze wskazane wyjątki od ogólnej reguły. Jak już wiemy, z systemu korzystać będziemy od 1 lutego 2026 roku (duże podmiotu, gdzie wartość sprzedaży przekroczyła 200 mln zł) lub od 1 kwietnia 2026 roku (pozostałe podmioty). Spore znaczenie ma tutaj ustawa o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług - prawodawca wskazał różnorodne wyjątki i odstępstwa od konieczności korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur, które warto znać. Wystawianie takich faktur nie jest trudnym zadaniem, zwłaszcza że KSeF to program intuicyjny i przyjazny dla użytkowników. Już od dłuższego czasu trwają prace nad usprawnianiem tego systemu, tak aby zapewniał on jeszcze więcej funkcjonalności i udogodnień. 

Podsumowując, warto zauważyć, że obowiązek wystawiania faktur w Krajowym Systemie e-Faktur będzie dotyczył prawie każdego przedsiębiorcę prowadzącego działalność gospodarczą w naszym kraju. Istnieją jednak pewne wyjątki, które wskazują na osoby zwolnione z takiej konieczności.